I.Nhiệm vụ – Lập kế hoạch hoạt động phòng hành chính và kế hoạch chi phí hành chính định kỳ hàng quý, hàng năm. – Xây dựng các chính sách, quy định hành chính, quy trình tác nghiệp. Đề xuất phương án xử lý khi phát hiện những bất cập xảy ra trong quá trình …
I.Nhiệm vụ
– Lập kế hoạch hoạt động phòng hành chính và kế hoạch chi phí hành chính định kỳ hàng quý, hàng năm.
– Xây dựng các chính sách, quy định hành chính, quy trình tác nghiệp. Đề xuất phương án xử lý khi phát hiện những bất cập xảy ra trong quá trình thực hiện, xây dựng quy trình, quy định tác nghiệp với phòng ban liên quan. Tham mưu và đề xuất phương án cải tiến nghiệp vụ hành chính.
– Quản lý hiệu quả công việc của nhân viên thuộc bộ phận quản lý, xây dựng lộ trình kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên.
– Quản lý và điều phối các nghiệp vụ hành chính tại văn phòng: công tác văn thư lưu trữ, lễ tân, kiểm soát chi phí hành chính phát sinh, quản lý tài sản, công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường, sử dụng cơ sở vật chất.
– Quản lý trang thiết bị toàn Tập đoàn, hệ thống công ty thành viên: Quản lý hiện tại, tăng mới, thanh lý trang thiết bị cũ.
– Quản lý và cung cấp đồng phục, logo, bảng tên, Caravat.
– Quản lý hệ thống điện, nước, camera, điện thoại, máy chấm công của Tập đoàn.
– Xây dựng định mức VPP phù hợp nhu cầu của từng chức danh trong Tập đoàn.
– Thuê và bố trí mặt bằng công việc của các phòng ban kịp thời theo nhu cầu.
– Thực hiện việc sửa chữa nhỏ cho toàn Tập đoàn theo kế hoạch hoặc nhu cầu thực tế.
– Đảm bảo việc mua hàng và cung cấp các nhu cầu hành chính đúng, đủ, kịp thời.
– Thay đổi giấy phép kinh doanh của Công ty bao gồm tăng ngành, thành lập Sàn, chi nhánh, bổ sung ngành nghề…
– Đảm bảo an ninh, trật tự, tài sản trong toàn Tập đoàn.
– Đảm bảo nhu cầu hợp lý về việc sử dụng xe công ty của CBNV được đáp ứng đầy đủ.
– Để xuất xây dựng phương án, Tổ chức khám sức khỏe cho CBCNV hằng năm.
– Đảm bảo chế độ phúc lợi cho người lao động như sinh nhật, cưới hỏi, ốm đau, bệnh tật và các chế độ khác….
– Xây dựng và tổ chức chương trình đi du lịch hằng năm cho Cán bộ quản lý, CBNV Tập đoàn
– Quản lý và bố trí tủ thuốc y tế theo từng Sàn/CN kinh doanh đảm bảo việc đáp ứng nhu cầu cấp bách cho CBCNV khi cần thiết.
– Tổng hợp và triển khai thực hiện công tác bảo trì
– Chỉ đạo bộ phận hành chính như lái xe, bảo vệ, tạp vụ thực hiện công việc đảm bảo bộ phận cấp dưới thực hiện tốt công việc được giao.
– Giao việc và hướng dẫn trong các sự kiện lớn của Tập đoàn về việc hỗ trợ công tác bán hàng.
– Thường xuyên cập nhật thông tin thị trường, danh mục nhà cung cấp đảm bảo hoạt động mua hàng đáp ứng yêu cầu của Tập đoàn: chất lượng, giá cả điều kiện thanh toán…
– Những công việc khác theo sự chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc
II.Yêu cầu
1. Trình độ & Kiến thức
– Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính, Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
– Nắm vững nghiệp vụ hành chính – quản trị văn phòng.
– Hiểu biết quy định, quy trình, thủ tục liên quan đến công tác hành chính.
– Có kiến thức pháp luật cơ bản trong lĩnh vực quản trị hành chính (là một lợi thế).
2. Kỹ năng
– Tin học: Sử dụng thành thạo các phần mềm và thiết bị văn phòng.
– Ngoại ngữ: Trình độ cơ bản.
– Kỹ năng mềm: Giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt, giải quyết vấn đề hiệu quả, biết lắng nghe và phản hồi phù hợp.
– Khả năng công tác: Sẵn sàng đi công tác và xử lý tình huống phát sinh.
3. Kinh nghiệm làm việc
Tối thiểu 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính – Hậu cần.
Ít nhất 05 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô trung bình trở lên.
III. Nơi làm việc
219–221 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P. Gia Định, TP.HCM
Nộp hồ sơ trực tiếp tại: 219–221 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P. Gia Định, TP.HCM
Email: talent@kimoanhgroup.vn (Tiêu đề: Họ tên_Vị trí ứng tuyển)